Conceptos de agilidad: Uso de postits

Una de las características más visuales de los equipos que realizan desarrollo ágil es su utilización de postits. Para la gente que ve desde afuera parece simplemente una moda, y para informáticos o ingenieros que lo ven por primera vez, parece un ejercicio infantil e ingenuo. Especialmente siendo programadores ¿cierto? Hay programas que gestionan proyectos y hacen cálculos y todo. ¿Porqué utilizamos post-it’s?

Resulta que hay un profundo concepto detrás de esta metodología de trabajo: Pensamiento visual.

Si bien algunos somos buenos en el pensamiento abstracto, todos somos excelentes en el pensamiento visual. Nuestro cerebro funciona súper bien con imágenes, tacto y espacio ya que es lo que ha hecho durante milenios por nosotros. Es por esto que cuando utilizamos técnicas didácticas de pensamiento y colaboración, logramos mucha más retención de los contenidos, mayor profundidad en el entendimiento todo esto en menos tiempo de lo que normalmente toma y lo disfrutamos un poco más.

Además de esto, hay dos beneficios laterales de utilizar post-it’s y tableros:

Transparencia

No se necesita crear un usuario ni tener permisos para ver un diagrama en post-it’s, o un tablero. Tampoco está restringido a una ventana, sino que ocupa un lugar físico siempre accesible. Todo esto es importante para la transparencia y la comunicación visual efectiva. También permite visualizar cosas que normalmente necesitan formulas y gráficos, en la pared, como por ejemplo: taza de ocupación de las personas en el proyecto, cuellos de botella en el flujo de desarrollo, proyectos con poca o mala gestión. Obviamente va a depender de que tipo de tablero esté armado, pero más frecuentemente de lo que te imaginas, uno ve cosas que de otra forma habría sido imposible ver.

Centro de Colaboración

El tablero naturalmente se convierte en el centro de colaboración del proyecto o de los proyectos que estén ahí. Va a ser inevitable la aparición de conversaciones “de pasillo” alrededor del tablero, generando un efecto de polinización de la información.

Radiador v/s bóveda

Todo esto se puede reducir en que un humilde tablero en la pared con post-it’s actúa como un radiador de información a quienes están alrededor, en vez de ser una bóveda como lo son los sistemas normales de gestión. Incluso los aplicativos y servicios de gestión ágil se comportan como bóvedas, ya que se necesita una contraseña, un computador y una conexión a internet. Obviamente hay situaciones en donde un tablero no es práctico, como por ejemplo en el caso de equipos separados físicamente, pero cuando es posible, no hay mejor opción.

Evidencia y trazabilidad.

Una de las principales preocupaciones sobre el uso de tableros en ambientes más corporativos y formales, es el tratamiento de la evidencia y la trasabilidad. En este aspecto es tal como manejan cualquier registro de papel: archivar con fecha. Los post-it’s que salen del tablero se pueden pegar en un papel, doblarlo, ponerlo en un sobre y archivarlo con la fecha que corresponda. Es precisamente lo que hago yo para retener un historial.

Sobre la trazabilidad, tenemos que ser prácticos y entender que el post-it en la pizarra no va a contener toda la información necesaria sobre una tarea y que lo más probable es que de todas maneras nos apoyemos sobre un software de registro, ya sea una wiki o un sistema de gestión como Jira o Youtrack. En la mayoría de los casos este sistema nos va a arrojar un número de registro, que podemos anotar en el post-it para generar trazabilidad. Otro aspecto importante es anotar fechas y otra metadata de la tarea en el mismo post-it. Por ejemplo, yo suelo usar la siguiente plantilla:

Plantilla de postit para tarea

Los datos de trazabilidad están abajo, para permitir un colapso compacto de las tareas en la siguiente forma:

Dos de postit de tareas en modo compacto

Esta visión es útil justamente para el proceso en masa de tareas, especialmente para hacer cargas hacia planillas de cálculo al final de la semana o del mes.

Y para el caso de perder los post-it’s o que se desarme el tablero (es posible, me ha sucedido) tomen una fotografía al final de cada día y archívenla en dropbox o algún DMS y están listos, la mayoría de las cámaras de celular en circulación hoy en día tienen la capacidad de registrar bien un tablero de tamaño decente.

Palabras finales

Como ven, el trabajo con post-it’s no es nada infantil y es bastante serio, tomando en consideración tanto la disponibilidad de información a todos en el equipo, la colaboración, la trazabilidad, las estadísticas y también, por que no, el disfrute del trabajo diario. Tampoco es necesario tirar a la basura todo lo que hemos ganado de conocimiento o alcance con las herramientas digitales a nuestra disposición, ya que podemos hacer todo trabajar junto para una gran sinergia entre lo análogo y lo digital.

 

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